Legal
Política de privacidad
Qué datos personales trata Sullivam, para qué, con quién los comparte, cuánto tiempo los conserva y cómo ejercer tus derechos.
Versión 1.0 · Vigente desde el 25 de septiembre de 2026
1. Responsable y encargado
Para los datos de las personas que crean y administran cuentas en Sullivam (nombre, correo, rol, registros de acceso), el Operador identificado en el encabezado actúa como responsable del tratamiento.
Para los datos personales contenidos en los documentos y conversaciones que cada Cliente procesa con Sullivam (por ejemplo, datos de proveedores en una factura o de clientes en un chat de WhatsApp), el Cliente es el responsable y el Operador actúa como encargado, tratándolos solo según sus instrucciones y el Acuerdo de tratamiento de datos (DPA).
2. Qué datos tratamos
Según lo que uses, tratamos:
- Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, organización, rol, contraseña (guardada solo como hash) y, si lo activas, el segundo factor de autenticación.
- Datos de uso y seguridad: dirección IP, navegador, fecha y hora de acceso, y un registro de auditoría de las acciones importantes.
- Contenido que procesas: facturas y sus adjuntos, correos de facturación recibidos por la integración de correo, y mensajes de WhatsApp de las conversaciones que atiende el WhatsApp Worker.
- Datos de facturación: nombre de facturación, país, identificadores del proveedor de pagos y estado de la suscripción. Los datos de tarjeta los recibe directamente el proveedor de pagos; Sullivam no los almacena.
- Datos de uso del servicio: conteos de facturas procesadas, mensajes y consumo de inteligencia artificial, usados para medir el uso y facturarlo. No incluyen el contenido de documentos ni de mensajes.
3. Para qué los usamos
- Prestar el servicio: recibir, interpretar, validar y ejecutar las operaciones que configures.
- Seguridad: autenticar usuarios, prevenir abusos y mantener registros de auditoría.
- Facturación: medir el uso, cobrar la suscripción y los excedentes cuando apliquen.
- Comunicaciones del servicio: avisos operativos, de seguridad y de facturación.
- Soporte: responder tus solicitudes.
4. Inteligencia artificial
Para interpretar documentos y mensajes enviamos el contenido necesario a proveedores de modelos de inteligencia artificial listados en la página de subencargados. Esos proveedores actúan como subencargados y no usan tu contenido para entrenar sus modelos según sus condiciones de servicio para empresas.
Sullivam no usa el contenido de tus documentos ni conversaciones para entrenar modelos propios.
5. Con quién los compartimos
Solo con los subencargados necesarios para operar el servicio (alojamiento, base de datos, almacenamiento de documentos, inteligencia artificial, correo, mensajería de WhatsApp y pagos). La lista vigente, con la función de cada uno, está en la página de subencargados. No vendemos datos personales.
Podemos revelar datos cuando una autoridad competente lo exija conforme a la ley.
6. Transferencias internacionales
Varios subencargados alojan datos fuera de Colombia (por ejemplo, en Estados Unidos o la Unión Europea). Estas transferencias se realizan con proveedores que ofrecen garantías de seguridad y confidencialidad, en los términos que exige la ley aplicable.
7. Cuánto tiempo los conservamos
Los documentos, tareas y registros de auditoría se conservan según la política de retención que cada organización configura en Configuración → Datos y privacidad. Los registros de facturación se conservan el tiempo que exijan las obligaciones contables y tributarias aplicables.
Al cancelar una cuenta, puedes pedir la exportación de tus datos; luego se eliminan según las reglas de retención.
8. Seguridad
Aplicamos cifrado en tránsito, cifrado de credenciales de integraciones en reposo, control de acceso por organización, verificación de firmas en webhooks y registros de auditoría. Los detalles están en la página de seguridad. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte tus datos, te lo comunicaremos según la ley.
9. Tus derechos
Puedes conocer, actualizar, rectificar y suprimir tus datos, revocar la autorización cuando proceda y solicitar prueba de ella, en los términos de la Política de tratamiento de datos personales. Si tus datos están en documentos o conversaciones de un Cliente de Sullivam, dirige tu solicitud a ese Cliente; te ayudaremos a atenderla como encargados.
Escríbenos al correo de privacidad indicado en el encabezado.
11. Cambios
Si cambiamos esta política de forma material, publicaremos una nueva versión con su fecha de vigencia y te pediremos aceptarla dentro de la aplicación.